Gestione della reperibilità dei documenti di assegnazione istruttori nel centro
Guida pratica per organizzare i fascicoli di qualifica istruttore nel centro, con revisione annuale e archivo delle scadenze FITAV.
Assistenza necessaria
Per ogni istruttore il centro conserva l'atto di assegnazione firmato, l'attestato di qualifica federale e il tesserino in corso di validità.
La qualifica ha un periodo di efficacia indicato nel provvedimento; verificare il testo originale sui documenti FITAV per le date di rinnovo.
- Il dossier comprende atto, attestato e tesserino.
- Le date di scadenza sono nel testo del documento FIT.
Archivio ordinato
Si adotta una doppia archiviazione: cartelle fisiche in ordine alfabetico per cognome, e copie digitali in PDF con nome file cognitivo-documento.
In ogni fascicolo si annota la data di rilascio, la scadenza e il numero di rinnovo; ogni modifica viene firmata dal responsabile del centro.
- Cartelle fisiche e digitali con nomi uniformi.
- Le aggiornamenti sono datate e firmate.
Verifica annuale
Prima della stagione si controllano tutti i fascicoli, rileggendo la validità delle qualifiche e la corrispondenza tra lista cartacea e server.
Se un documento risulta scaduto, si contatta il tecnico per il rinnovo con almeno 30 giorni di anticipo rispetto al primo impegno in pedana.
- Controllo anno per anno prima delle prime gare.
- Rinnovo oltre 30 giorni prima della prima utilizazione.
Risposta FITAV
Per la lista richiesta, il comitato federale chiede un aggiornamento dei documenti; si consegnano i elenco con nome, qualifica e scadenza di ogni istruttore.
L'invio avviene via PEC o email, allegando l'elenco e la copia degli attestati validi; se qualche file è mancante, si chiede una proroga specifica.
- Elenco con nomi, qualifica e scadenza per ogni tecnico.
- Invio PEC o email, non da sempre cartaceo.